企业内容管理(ECM)与文档管理的区别及其优势

(80) 2024-04-20 07:01:01

企业内容管理
企业内容管理 (ECM) 系统可以显着提高业务效率、降低成本并提高员工和客户满意度。ECM 软件几乎可以为公司内的任何部门带来可衡量的价值:会计、人力资源、销售、法律等都可以从中受益。

如果您还没有在您的业务中使用这些快速发展的技术工具,那么现在是考虑它们的时候了。在下方了解有关企业内容管理解决方案的更多信息。

什么是企业内容管理?
现代技术术语可能令人困惑,“企业内容管理”对于某些人来说仍然是一个陌生的术语。让我们定义它。

企业内容管理是支持企业捕获、存储、交付和使用基本信息的流程和技术的总称。此类信息可以是客户人口统计数据、订单历史、患者医疗记录或市场研究。接收数据的人可以是员工和内部利益相关者,也可以是客户和业务合作伙伴。

简而言之,企业内容管理 (ECM) 将公司内部的非结构化信息流数字化、控制和自动化,这是存在于结构化数据库环境之外的杂乱信息。例如:

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通常,ECM 系统处理信息的捕获、读取和索引; 提供注释、编辑或改进信息的机会; 并提供强大的工作流程和自动化工具,以确保信息在正确的时间传递给正确的人。

文档可从任何地方获取,并且安全性和合规性得到保障。甚至移动用户也可以访问所有必要的数据,允许多名员工并行访问同一个文档。此外,凭借强大的审计日志记录和分析功能,组织可以记录谁访问、更改或删除了文档以及何时访问。

这些文档管理功能通过数字工作流程自动化得到增强。数字化工作流程使组织能够建立可预测、可重复、可衡量的流程,从而消除手动数据输入的需要并消除信息丢失的可能性。

ECM 和文档管理有什么区别?
术语“文档管理系统”(DMS)经常与“企业内容管理”互换使用,但这种用法具有误导性。

考虑文档管理的最简单方法是作为更广泛的 ECM 功能集的一个子集。文档管理涵盖了许多核心功能,例如捕获、索引、归档、自动化和控制信息,但通常仅针对文档中的信息。

一个完整的 ECM 系统可以管理来自 Web 内容、社交媒体帐户以及文档边界之外的其他高度动态和可扩展的信息源的信息。对于大型组织而言,这可能非常有价值。对于许多较小的组织,文档管理可能就足够了。

需要注意的是,“企业内容管理”不仅对大公司有价值。ECM 的价值可以在任何规模的组织中实现。

常见企业内容管理术语表
企业内容管理听起来像是一个复杂的过程——当然它也可以是复杂的过程。但是,一旦您了解了 ECM 中涉及的一些术语和流程,它就会使其不再是一个陌生的技术流程,而更像是一个有点熟悉的业务流程。查看下面的一些术语表,以更加熟悉 ECM 系统。

捕获
这是收集要在 ECM 解决方案中存储和使用的数据和文档的行为。文档和数据可以通过扫描、导入、手动数据输入、电子表格等方式获取。

数字存储库
这是存放文档和数据的地方,通常在云中,因此员工和其他人可以从任何地方使用适当的凭据访问它们。

元数据
ECM 软件中的元数据是指用于识别数据或文档的索引字段。这可能包括类别、日期、公司名称、文件类型和大小等信息。该术语也适用于系统数据,例如存储日期、存储时间、上次访问时间和文件格式。

结构化内容
结构化内容是定义明确且结构化的数据,以供某些软件使用。数据库是结构化内容的常见示例。

非结构化内容
非结构化内容是格式不明确的数据,可能不容易集成到各种业务软件中。非结构化内容的常见示例包括电子邮件或 PDF。通常,软件用于构建内容以使其对业务流程更有用。这就是文档管理解决方案的用武之地。

交易内容
这种类型的内容通常是在您的业务之外创建的,并且与特定流程或交易相关。合同和供应商发票是交易内容的两个示例。通常,这些文件必须在交易期间易于访问和使用,并在事后存档以备记录。

归档
当用作动词时,归档是指将日常不需要的文档和数据移动到不同的数字位置或状态的行为。这通常会将它们从人们正在工作的“活动”区域中删除,这样可以更轻松地快速提取更多当前文档。然而,在数字世界中,存档的文档和数据仍然可以在需要时一键访问。

企业内容管理解决方案的 7 大优势
正确的企业内容管理软件可提供从效率和组织到提高客户满意度和合规性的各种好处。您从实施良好的 ECM 解决方案中可以看到的一些好处包括:

1、提高效率。
企业内容管理系统可以自动化手动流程,减少或消除对较慢纸质流程的依赖,并将所有数据存放在中央存储库中。这提高了效率,从而加快了产品或服务的上市时间,降低包括州和地方政府、制造业和高等教育在内的每个部门的商业任务的劳动力成本。

2、访问清晰的业务流程视图。
将所有数据集中在一个位置可以让您的主管、直线经理和其他员工更清晰、更准确地了解您的业务和客户趋势。您可以根据这些数据支持的洞察力做出决策,因为您知道重要信息没有被遗漏、重复或误解。

3、更轻松地访问所有类型的数据。
最好的 ECM 解决方案包括使数据访问更容易的工具,例如按文档类型、索引词、关键字或全文搜索的强大搜索。这可确保您的员工拥有将原始数据转化为商业情报所需的访问权限和选项。它也为和其他用户工具集成打开了大门,允许组织内的人员访问完成工作所需的信息。

4、降低运营成本。
效率和生产力的提高意味着成本节省,但企业内容管理解决方案可以提供额外的成本效益。访问实时数据并能够使用它来支持工作流程和业务决策有助于组织中的每个人做出更明智的决策,从而在库存控制、合规性或员工管理等领域节省潜在成本。如果您的企业涉及法律或合规情况,在 ECM 软件的支持下,电子发现和审计将更省时、更便宜。

5、提高客户满意度。
面向客户的有访问 ECM 解决方案权限的员工可以轻松访问有关客户帐户、订单、产品、通信或其他任何必要的信息,以提供快速、高质量的客户支持。这有助于提高客户服务人员在第一次联系时解决问题的速度,从而潜在地提高满意度。同样的好处也适用于销售流程,帮助您的代表完成更多交易。

6、改善现金流和发票监控。
在会计方面,通过 ECM 改进流程执行可推动更高的现金流。对于通过普通邮件发送的发票,付款仍需要 30 天才能汇入银行账户。使用数字发票,这个过程可以缩短到几天、几小时甚至几分钟。此外,帐单文件的运输和接收更容易跟踪和跟踪。当以数字方式捕获发票时,自动化审批流程可以实现提前付款折扣并防止延迟付款。ECM 还有助于进出发票的处理、结算、存储和归档,从而提高与供应商合作的可靠性。

7、电子签名的使用。
在现代办公室中,电子签名现在是日常业务的正常组成部分。这是一件好事:电子签名(有时称为“数字签名”)减少了纸张的使用并简化了您的安全文档工作流程。电子签名的文件在许多情况下都具有法律效力,为加速和显着优化业务流程提供了许多机会。需要签名的业务流程可以更快地完成,并且不会浪费时间来回发送纸质文档。此外,随着越来越多的公司走向国际,电子签名的发展速度也在加快。

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